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论展会现场管理计划方案对办好展会的重要性

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发表于 2023-4-20 16:50:39|来自:云南 | 显示全部楼层 |阅读模式 IP:云南
展会现场管理计划方案对于成功举办展览至关重要。糟糕的现场管理将影响专业观众和参展商对展会的满意度,直到整个展会的质量。

一、观众登记和入场管理

观众登记处

为了提高工作效率,绝大多数展览组织者倾向于将预注册观众与现场注册观众分开,一些展览也进一步将现场注册观众分为两类,即名片和无名片,前者只需在观众登记处办理相关手续,后者在组织者的指导下填写登记表,然后到登记处办理手续。为了消磨人们在登记处的等待时间,一些展览组织者还在入口处设置了展览活动和论坛议程卡,这无疑方便人们提前了解展览的整体结构和主要活动安排,特别是现场注册的观众。

二、展会现场广告管理

在一次大型展览活动中,主办单位获取广告收入的渠道很多,如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等,

但无论采用什么样的广告载体,展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策,做到对所有参展商一视同仁。即使制定了相应的优惠措施,所有参展商该知道,而不是简单地根据参展商的规模来决定是否给予优惠。

三、参展商行为管理

参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。在布展(尤其是某参展商需要进行特装时)、开展和撤展等不同阶段,展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通,确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。为了维护绝大多数参展商的正当利益,保证整个展览的顺利进行,主办单位可采取强制措施。

四、安全管理

1.制定安全应急策略,按照制定的应急策略,突出自救意识、自救能力、组织纪律和服从等方面的宣传,熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序,增强稳操胜券的信心和决心。

2.防止危险品进入展场。在展览场地的醒目位置、关键十字路口、场地内外各关口,特别是安全出口,设置各种导图、标志等,指示安全出口通道、饮用水、就餐、防滑、公厕、停车等。

3.安全责任实行问责制。根据展览活动消防安全管理的相关规定,以及大型社会活动治安管理条例等法律、法规精神,由一名主要领导全面负责各项安全管理工作,实行问责制,并配备一定数量的、具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展会的日常安全管理工作,组织重组的安全保卫力量。

五、展会设备设施管理

1.设备管理:保养、修理、更新等

2.环境管理:养护、保洁、绿化等

六、媒体的接待和管理

展会开幕前,与相关媒体取得联系,邀请媒体记者对展会开幕现场和展会现场进行采访和新闻报道。

七、交通、物流管理

现场物流和交通的控制是展览全面控制的重要组成部分。事实上,交通也属于物流的范畴,但在这里“交通”主要指现场交通、停车场及线路规划,如展品运输车辆、公交车(往返于地铁或机场与场馆之间),Taxi,停车场等。

展会现场的物流管理非常繁琐。即使是看似简单的停车场事务,也要充分考虑展品运输司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需求。

对于大型展会活动而言,现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握:

■一份相关联系人名单;

■场馆地图;

■展品抵达场馆的时间;

■现场交通规划草图;

■紧急情况应对计划;

■现场联络点,包括安全和志愿者。

八、餐饮管理

餐饮服务是展览会质量的一个重要环节。

展会主办方可以通过外包的方式临时将餐饮区的经营权转让给知名酒店或连锁餐厅,并通过合同条款严格约束其菜单、重量和价格,从而保证现场餐饮服务的质量。在这一点上,有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调,在展会餐饮区,餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理,为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

九、证件管理

一般来说,在一次展览中,主办单位至少要印制6种证件,分别分发给参展商、专业观众、工作人员(包括主办单位、主办单位、主办单位的相关工作人员)、展览人员、媒体记者和嘉宾(包括领导和演讲者)。

另外,为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位,场馆管理方还会使用停车证。如果展览会拟出售门票,主办单位需要事先向税务部门报告,在征得同意后方可印制和出售门票。

十、参展商和观众投诉处理

在展会举办过程中,个别参展商和专业观众不可避免地会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满。,并向主办方接待处提出投诉,而其他人则直接向询问处投诉。这个时候,迫切需要一个专门的机构来处理各种投诉。

十一、新闻管理

一般来说,国内1万平方米以上的展览会将在现场设立新闻中心或新闻办公室,以便参展商和组织者能够及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。此外,展会主办方往往会安排专门的新闻主管,负责统一发布展会官方信息,接受媒体采访;任命的新闻主管必须善于言辞,举止大方,对展会的相关情况非常熟悉。

十二、知识产权保护工作

一般来说,国内1万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室,以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

此外,展会主办方往往会安排专门的新闻主管,负责统一发布展会官方信息,接受媒体采访;任命的新闻主管必须善于言辞,举止大方,对展会的相关情况非常熟悉。

十三、现场保洁管理

1.主办方应在现场设立专门办公室,并聘请专职律师咨询。

2.基本原则:

1)坚决反对利用展览侵犯知识产权。

2)用证据讲话。

3)被告方如有异议,有申辩权利,但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品。

3.双方应在展后诉诸法律解决。

4.现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责,如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。

展会布展和撤展管理

一、布展管理

布展工作一般在展览会开幕前几天举行,时间长短依展览会的不同规模和主题而定。例如,大型汽车展或机械展通常需要近一周的时间,而以消费品或珠宝为主题的展览通常只需要一两天。

对于主办单位而言,布展就是对展览会现场环境进行规划,对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理,从而为展览会正式开幕做好准备的筹备阶段。

展台清洁

在展会开幕前和展览开幕期间,参展商应保持自己的展位清洁,每天闭馆前请参展商将废弃物品放入走廊废弃物箱。

二、撤展管理

三、配套服务管理

展会安排和撤展期间,展会组织者应为参展商(通常包括一些媒体记者)提供相关的配套服务,如门票管理、餐饮服务、安全服务和消防管理。然而,许多展览组织者在展览和退出期间并没有关注餐饮服务,认为这些事情还没有正式开展,应该由参展商自己解决。

展会现场管理内容还有很多细分,一个成功的展会现场管理计划方案对于办好展会至关重要。
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